Las funciones de esta posición se realizan bajo la coordinación del área administrativa y consisten principalmente en efectuar procesos de compras nacionales e internacionales, requiere conocimiento especializado de los procedimientos de compras locales, internacionales, tramites de liberación de desembarques y procesos aduanales; habilidad para realizar procesos administrativos en sistemas computarizados, capacidad para coordinar y organizar comités de compras conforme normativas de la Representación y mantener base de datos de proveedores calificados. Las actividades son complejas, requieren conocimiento y aplicación en detalle de los procedimientos y regulaciones para cada uno de los procesos. Las decisiones requieren de la selección de canales apropiados para completar las asignaciones en una manera oportuna, exacta y de conformidad con los tiempos estimados o sobre la base de instrucciones específicas. Errores pueden detectarse, pero en algún momento pueden afectar las actividades de cooperación técnica al país. Los contactos son principalmente externos. Punto Focal de Compras para la adquisición de bienes, servicios, vacunas, biológicos, medicamentos, a nivel nacional e internacional, teniendo el cuidado de dar cumplimiento a los procedimientos y regulaciones establecidas en el Manual de Procedimientos de Compras y disposiciones propias de la Representación. 2. Realizar los trámites y preparar las comunicaciones correspondientes para el manejo de las compras solicitadas por el Ministerio de Salud y la CCSS a través del Fondo Rotatorio, Fondo Estratégico y observar el cumplimiento de las regulaciones del Fondo respectivo. 3. Dar seguimiento a todos los procedimientos de compras pendientes directamente con los proveedores, oficinas centrales o instituciones del Estado, cuando se requiera durante el año. 4. Mantener actualizados los reportes de control interno de los embarques de vacunas, biológicos, medicamentos y otros. 5. Tramitar en el PMIS las solicitudes de proforma para el Fondo Estratégico requeridas por la CCSS para la adquisición de medicamentos,observando las regulaciones del Fondo. 6. Llevar el control de los Estados de Cuenta del Fondo Rotatorio, remitir al consignatario las facturas para el correspondiente pago. 7. Solicitar cotizaciones de las compras locales, preparar cuadros comparativos para la selección, gestionar las autorizaciones, convocar y participar en los Comités de Compras si fuese requerido, observando los lineamientos establecidos para ello. 8. Realizar procesos de licitación en el sistema In-Tend conforme las normativas de Compras. 9. Garantizar en forma oportuna y rápida la correcta cancelación de compromisos asumidos mediante las órdenes de compra, revisar las facturas de la mercancía entregada contra la orden de compra y traslado para la emisión del pago. 10. Mantener actualizado los archivos digitales de los procesos a través del Fondo Rotatorio y Fondo Estratégico, por cada orden de compra 11. Responsable de los trámites de desaduanaje de los embarques de equipos y otros, adquiridos a través de la Sede para uso en la Representación. 12. Elaboración de solicitudes anuales de exención del IVA a través del Sistema, para las compras locales, y de las solicitudes únicas de los equipos comprados a través de la Sede para uso en la Representación. 13. Registrar los nuevos proveedores y/o creación de cambio en el registro del proveedor. 14. Mantener una constante comunicación con la Unidad de Compras en la Oficina Central en Washington, D.C., con el propósito de dar seguimiento a las compras internacionales, del PAI y del Fondo Estratégico de Medicamentos que se encuentren en proceso. 15. Preparar informes y estadísticas relacionados a la Unidad de Compras, conforme le sean solicitados y a lineamientos recibidos. 16. Redactar y elaborar toda la correspondencia relacionada a los distintos procesos que requiere la adquisición de compras nacionales e internacionales. 17. Capacitarse y ejecutar el trabajo de back up en los contratos por producto. En el área de Servicios Generales: a. Control y gestión de los Seguros INS : vehículos y responsabilidad Civil b. Encargadas Bodega Pavas, Bodega Archivo c. Monitoreo de Activos fijos de la oficina y sus movimientos d. Coordinar los temas de Limpieza de la Oficina con el proveedor que brinda tales servicios
