**DESCRIPCIÓN DE PUESTO**
**ASISTENTE DE INFORMACIÓN PÚBLICA**
**HIAS COSTA RICA**
**Departamento**:Programas Globales
**Ubicación**:San José
**Reporta a**:Gerente de Programa (HIAS Costa Rica)
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**Resumen del puesto**:
Es uno de los primeros contactos de los usuarios de HIAS con la organización.
Tiene a su cargo la atención de consultas generales por los diversos medios de comunicación, orientación general y tramitación de pre-registros para personas de primer ingreso, o de la atención dada a las consultas generales.
De acuerdo con el tipo de consulta, deberá referir a la persona internamente para su atención.
Atender y entregar información pública a usuarios que se comuniquen por los medios electrónicos que la organización ha puesto a su disposición: vía telefónica, correo electrónico, Facebook y WhatsApp.
En caso de ser requerido, apoya la programación de citas para la atención de usuarios por parte de las áreas programáticas que se requiera (asesores legales/ IE/ VBG).
**Funciones esenciales**:
- Atención inmediata, de las personas que solicitan servicios de HIAS a través de la central telefónica, línea 800, servicio celular, WhatsApp (mensajes de texto), Facebook y el correo electrónico de información.
- Inclusión de información de las personas beneficiarias de los servicios en las diferentes bases de datos de HIAS (Progres, CMS) y de otros donantes que lo requieran.
- Proveer información sobre el funcionamiento de la oficina y servicios.
- Orientar a los usuarios en temas de información general sobre los trámites esenciales para realizar la solicitud de refugio (horarios, direcciones, requisitos, etc.
), así como cualquier otra información que no requiera de una atención específica más personalizada, en cuyo caso, deberá derivar la atención a los asesores legales.
- Entrega de información general sobre sobre organizaciones públicas y privadas, incluyendo las agencias implementadoras del ACNUR.
- Gestión de las referencias correspondientes para la programación de citas con asesores legales.
- Identificación de posibles casos que requieran referencia o atención de urgencia y realización de las gestiones internas para su tramitación prioritaria.
- Cuando sea requerido, apoyo para la programación de citas, reuniones, entrevistas de atención para asesoría legal.
- Realizar llamadas en el marco de convocatorias, confirmación de participación y asistencia a las diferentes actividades como, por ejemplo, entrevista o cita legal, reuniones, entre otras.
- Apoyar en el funcionamiento adecuado de la oficina: sala de espera, preparación de actividades/reuniones.
- Mantener constante comunicación con Gerente de Programas, a quien debe reportar cualquier situación relacionada con los usuarios o cuando tenga dudas sobre procedimientos o información.
- Recibir documentación relevante presentada o remitida por los usuarios por las vías de comunicación antes definidas, tales como pruebas, comprobantes, prevenciones, resoluciones administrativas, para su canalización al/a asesor/a legal que atienda el caso.
- Apoyar, cuando sea necesario la Recepción de la organización, el archivo de documentos, y cualquier otra labor asistencial o de apoyo a las labores programáticas de la organización.
- Cualquier otra tarea que le asigne el Director de País o el Gerente de Programas.
**Calificaciones y requisitos**:
- Indispensable, contar con documento de identidad personal o de permanencia regular vigente, que le autorice a laborar en Costa Rica.
- Segundo año de carrera universitaria afín con el puesto, o preparación equivalente.
- Un año de experiência relevante en puestos similares.
- Manejo de Windows, Office e Internet.
- Experiência en manejo de bases de datos.
- Experiência en atención y servicio al cliente.
- Conocimiento de principios de atención de casos de personas en situación de crisis.
- Persona responsable, puntual, discreta y dinámica.
- Persona empática, con excelentes habilidades de comunicación.
- Habilidad para trabajar con personas de diferentes culturas.
- Habilidad para trabajar en equipo de forma efectiva.
- Excelentes relaciones interpersonales, capacidad de escucha.
- Experiência laboral en temas relacionados con la atención de población vulnerable, especialmente personas refugiadas o solicitantes de refugio.