ACERCA DE LA VACANTE
Funciones del Puesto
- Brindar apoyo a la Gerencia de Inversiones y al personal del Departamento de Inversiones, para que los controles inherentes a la gestión de inversiones se realicen bajo los procedimientos administrativos internos adecuados y bajo el marco de la legalidad aplicable al departamento.
- Además, deberá realizar las siguientes funciones:
- Mantener en conjunto con los gestores senior y el analista de inversiones, los procedimientos, normas, directrices, manuales y circulares que estén vigentes para BN VITAL, relacionadas con el departamento de Inversiones.
- Atender y dar seguimiento a las solicitudes e informes de las diferentes auditorías internas y externas, así como de los entes supervisores, con el objetivo de demostrar el cumplimiento o corregir situaciones detectadas en las actividades de del Departamento de Inversiones mediante planes de acción y la recopilación de evidencias.
- Archivar, custodiar y dar seguimiento a las solicitudes recibidas por otras áreas de la Operadora, con el fin de atender sus necesidades y requerimientos de información en cumplimiento a procesos internos mediante oficios, informes y cualquier información que se requiera.
- Colaborar con la gerencia en labores administrativas, mediante la toma física total de los activos del área realizando un trabajo de campo, así como una revisión de las entradas y salidas de activos en el periodo en evaluación; con el fin de establecer responsables de los activos y atender el levantamiento de activos en los plazos establecidos.
- Colaborar con las actividades protocolarias de la Departamento de Inversiones para dar una buena atención a personas externas mediante los requerimientos realizados en cada ocasión.
- Realizar control, seguimiento y atención de Evaluaciones de Riesgo Operativo de BN Vital OPC mediante la elaboración o revisión del cuestionario con su evidencia, además de llevar control, seguimiento y atención de las solicitudes del departamento de Gestión de Riesgos y Cumplimiento Normativo, o la Auditoría Interna; en el caso de las preguntas correspondientes al departamento, se elabora el cuestionario y se busca la evidencia actualizada en coordinación con los dueños de los procesos, con el fin de que la documentación entregada sea la correcta, para así evitar posibles incumplimientos.
- Atender y subsanar las acciones correctivas generadas en las Auditorías de Calidad, con el objetivo de cumplir con los procedimientos internos mediante la herramienta de atención dispuesta por el departamento de Gestión de Riesgos y Cumplimiento Normativo
- Realizar autoevaluaciones de Calidad, Riesgo y SUPEN, por medio de trabajo de campo se realiza la autoevaluación respectiva (Calidad, Riesgo Operativo o SUPEN), se evalúa el cumplimiento de cada medida revisando los documentos o respaldos tanto físicos como electrónicos en coordinación con los dueños de cada proceso, se realiza una muestra para cada medida para evaluar su cumplimiento, adicionalmente se deja evidencia de los hallazgos encontrados y en una lista se indica el detalle de su cumplimiento o incumplimiento y se comunica a las Gestores Senior y al Gerente de Inversiones, con el fin de garantizar el cumplimiento de las distintas medidas antes de su evaluación por parte de los entes internos o externos.
- Coordinar la aplicación de lo dispuesto en el instructivo TI-I33, Revisión trimestral de accesos y roles de usuarios internos en las aplicaciones mediante los formularios y sistemas necesarios de acuerdo a las solicitudes realizadas por las áreas.
- Gestionar ante Desarrollo Humano y Salud Organizacional, los procesos de inscripción a las capacitaciones para el Departamento de Inversiones con el fin de cumplir con el plan de capacitación y objetivos estratégicos mediante la documentación requerida por el procedimiento interno.
- Controlar la documentación post capacitación con el objetivo de comprobar ante Desarrollo Humano y Salud Organizacional, la asistencia de los mediante los formularios dispuestos por el Sistema de Gestión de Calidad.
- Tomar y generar minutas de reuniones internas entre el Gerente de inversiones y demás personal del área de inversiones, con el objetivo de generar acuerdos entre las partes y justificar acciones mediante el formulario PL-RE02 Minuta.
- Asistir a reuniones relacionadas con la naturaleza de las funciones del puesto, mediante la asistencia y participación, además de discutir en la toma de acuerdos en forma conjunta, con el fin de validar criterios.
- Realizar estudios especiales o investigaciones asignadas por la Gerencia con el objetivo de atender las necesidades de la Gerencia y otras áreas de acuerdo a los requerimientos expuestos.
- Administrar y controlar el presupuesto asignado a la Gerencia de Inversiones, con el objetivo de mantener el adecuado uso de los recursos.
- Dar seguimiento al plan de capacitación de la gerencia y coordinar con el personal
