ACERCA DE LA VACANTE
Funciones del Puesto
Brindar apoyo asistencial, servicio administrativo y operativo al departamento de Desarrollo Humano en sus diferentes especialidades: capacitación, cultura y clima, riesgo operativo, salud ocupacional, etc.
Además, deberá realizar las siguientes funciones:
1. Realizar y entregar constancias de salario y cartas de servicio, con el fin de cumplir con las solicitudes de los colaboradores activos e inactivos.
2. Elaborar cuando se requiera los oficios que amplíen la necesidad de justificar alguna compra de un bien y servicio.
4. Recibir y llevar el control de los trámites de licencias en donde los colaboradores explican la situación de su solicitud, con el fin de que éstos puedan disfrutar de las licencias aprobadas.
6. Llevar el indicador de rotación mensual del personal en la Operadora con el objetivo de cuantificar los ingresos y egresos de colaboradores.
7. Llevar el control de las personas que tienen brecha académica, con el fin de actualizar el prontuario e ir eliminando a los que corresponda del indicador de brechas.
8. Coordinar con la institución respectiva el curso "Técnico en Asesoría y Comercialización de Planes Previsionales y Gestión en Riesgo" para que los colaboradores se acrediten como asesores de pensión ante SUPEN.
9. Atender llamadas de consultas de clientes internos y externos, con el fin de evacuar las necesidades de las personas que así lo requieran.
10. Realizar en casos excepcionales, los trámites de caja chica o gasto menor por medio del proceso de compra y llenando los formularios del Sistema de Gestión de Calidad y SICOP con el fin de adquirir un bien o servicio.
11. Llevar el control de los informes de fin de gestión de las personas que por el puesto que desempeñan deben entregarlos, con el fin de cumplir con lo establecido por la Auditoría Interna y los procedimientos de la Operadora.
12. Revisar y recibir por parte de las áreas la solicitud de aprobación de capacitación y verificar que se encuentre la capacitación solicitada en el DNC aprobado para ejecutar y de esta manera el área usuaria proceda a tramitar en contratación administrativa la capacitación.
13. Coordinar la logística (citar al personal, realizar invitaciones, listas de asistencia, compromisos de estudio, letras de cambio, coordinar con el proveedor y con los facilitadores, búsqueda de lugares, etc.) de las capacitaciones internas y/o externas y de las actividades de clima y cultura, así como las actividades protocolarias, las cuales están dirigidas a todos los colaboradores de la organización, con el objetivo de cerrar brechas competenciales y actualizar conocimientos normativos y técnicos.
14. Recibir, llevar el control y entregar al área administrativa las facturas de las capacitaciones, y actividades de clima y cultura, protocolarias, cierre de brechas competenciales, servicios de intérprete de LESCO, pruebas psicométricas, coaching, mentoring y cualquier otra que se genere en el departamento de DHSO, realizando la gestión de recepción provisional de servicios y gestión de pago en SICOP. Esto implica ingresar solicitudes y órdenes de compra de presupuesto, así como llenar los diferentes documentos internos.
15. Llevar el control del presupuesto e ingresar en el sistema las solicitudes y órdenes de compra de capacitación estratégica, del presupuesto de capacitación de las diferentes gerencias, del presupuesto de las actividades protocolarias y del presupuesto de las cuentas para la realización de las actividades de Clima y Cultura.
16. Solicitar a los compañeros del Banco Nacional los accesos al Campus BN cuando hay personal de nuevo ingreso y por olvido de claves; además, cuando sea necesario, asesorar a los colaboradores que tienen dudas al momento de realizar las capacitaciones internas del CFBNCR.
19. Realizar la revisión de los uniformes para los colaboradores de la organización, así como de cualquier otro artículo que Desarrollo Humano y Salud Organizacional requiera repartir.
20. Realizar la revisión mensual en las páginas de los colegios profesionales, con respecto a los colaboradores que realizan declaración jurada de bienes y prohibición, con el fin de verificar que se mantengan al día en su colegiatura y guardar la evidencia respectiva.
21. Realizar una revisión semestral en las páginas de los colegios profesionales, con respecto a todos los colaboradores con una categoría de T2 en adelante, con el fin de verificar que se mantengan al día en su colegiatura y guardar la evidencia respectiva.
22. Llevar el control de las colaboradoras en periodo de lactancia y solicitar evidencia de los certificados médicos para los respaldos correspondientes.
23. Realizar y llevar el control de las llamadas de atención escritas que se aplican a los colaboradores por ausencia a las capacitaciones internas y archivarlas en los expedientes.
24. Realizar revisión semestral de los registros contables de la cuenta