- Dar la bienvenida al cliente por cualquier medio disponible según sea el caso (personalmente, por teléfono o por correo electrónico) y comunicarle al cliente que él (ella) serán sus asesores durante el tiempo que permanezca abierta la orden de trabajo y en las diferentes etapas del proceso.
- Brindar la asesoría de trámites y procedimientos a los clientes que han tenido un evento, de acuerdo a las políticas de la aseguradora correspondiente.
- Realizar la apertura efectiva del expediente de acuerdo con la documentación requerida; así como la inclusión del mismo en el sistema de información.
- Entregar la documentación requerida a los clientes sobre el proceso que va a seguir el vehículo en el taller (física y electrónica).
- Comunicar al cliente los avances en todas las etapas del proceso de valoración y reparación que ha tenido su vehículo.
- Remitir con el sentido de urgencia los expedientes de los casos al departamento de valoración, así como llevar el control de lo enviado a este departamento.
- Garantizar el proceso de Autorización, Aceptación y Notificación de casos de las Aseguradoras antes del ingreso de los vehículos a Producción
- Consultar con proveeduría la llegada de los repuestos para su oportuna colocación, e informar de posibles inconvenientes en el ingreso de las piezas, tanto a nivel interno como externo.
- Coordinar y comunicar al área de Producción, el ingreso de los vehículos al taller según prioridad asignada.
- Realizar un monitoreo diario de los vehículos a cargo (procesos de producción, avalúos, fuera de taller, en parqueos, con repuestos, sin repuestos, repuestos pendientes, etc.)
- Completar la Boleta de Facturación para que el área de Trámite y Cobro realice las gestiones correspondientes, según los procedimientos establecidos
- Coordinar el proceso de entrega de los vehículos, notificando al cliente cuando ya el vehículo se encuentra listo para ser retirado; así como de todos los montos a cancelar por los procesos de reparación.
- Dar seguimiento a la instalación de repuestos pendientes y re procesos externos (vehículos fuera de taller).
- Recibir el expediente de órdenes de reproceso y trasladarla a producción.
- Supervisar que los vehículos enviados a las Agencias/Proveedores Externos cumplan con el procedimiento de verificación de actividades
- Confirmar que el reseteo a los vehículos se haya realizado correctamente, buscar y adjuntar la documentación correspondiente.
- Entregar al área de Trámite y Cobro el expediente físico con toda la documentación para las diversas gestiones ante las aseguradoras, asegurándose que la información entregada es la correcta y necesaria.
- Enviar el listado de vehículos facturados al departamento de contabilidad para el proceso de cierre de órdenes de trabajo.
- Mantener al día el sistema de información: información del cliente, del vehículo, registros de comunicación, ubicación de vehículos, cuadro de control de procesos, etc.
- Resolver las quejas simples o inconformidades que se generen por el proceso de apertura de un expediente.
- Supervisar que se cumpla el procedimiento de devolución de piezas a las aseguradoras, antes de enviar un expediente a gestión de cobro.
- Realizar cualquier otra función que le asigne su jefe inmediato, afín a su formación, capacidades y/o naturaleza del puesto.
